Pełna księgowość
Jakie podmioty są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości wg. ustawy o rachunkowości?
- Spółki osobowe, kapitałowe oraz organizacje i inne osoby prawne.
- Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne i jednostki nie posiadające osobowości prawnej jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej 2 000 000 euro.
- Banki, fundusze inwestycyjne, towarzystwa ubezpieczeniowe, zakłady i jednostki budżetowe, fundusze celowe itp.
- Osoby zagraniczne prowadzące działalność w Polsce, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, za wyjątkiem obywateli Unii Europejskiej.
- Podmioty, które otrzymują na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych.
Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą dobrowolnie prowadzić pełną rachunkowość jeśli poinformują o tym wcześniej swój urząd skarbowy. Taka sytuacja zdarza się jednak niezwykle rzadko.
Na czy polega pełna księgowość?
Pełna księgowość polega na prowadzeniu do właściwie skonfigurowanego programu księgowego, wszystkich zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce w firmie. Zapisy muszą być dokonywane chronologicznie oraz w odpowiedni sposób, by były zgodne z zasadami rachunkowości.
Zdarzenie gospodarcze to na przykład:
ustanowienie kapitału, wystawienie faktury, otrzymanie towaru, otrzymanie faktury, przelew bankowy przychodzący lub wychodzący, pobranie przez bank prowizji, naliczenie listy płac, rozliczenie rozrachunków, wypłata gotówki z kasy, rozliczenie delegacji, naliczenie odsetek, ustalenie podatku VAT i wiele, wiele innych.
Księgi handlowe w programie księgowym mogą być prowadzone w wielu dziennikach tzw. grupach zapisów księgowych.
Księgując, przypisuje się różne wartości wynikające z dokumentów na różne konta księgowe. Na koniec miesiąca z kont księgowych generuje zestawienie obrotów i sald, na podstawie którego można stwierdzić jakie firma posiada aktywa i zobowiązania oraz jakie poniosła koszty i jakie osiągnęła przychody.
Zapisy na poszczególnych kontach tworzą salda na koniec okresu. Dzięki saldom jesteśmy w stanie uzyskać informację jakiemu kontrahentowi firma jest zobowiązana zapłacić np.; za zakupione usługi oraz ile środków powinno spłynąć od klientów za dokonana sprzedaż. Te informacje są bardzo pomoce przy ustalaniu przyszłych wpływów i planowanych wydatków.
Zestawienie kosztów i przychodów jest podstawą do obliczenia wysokości zobowiązania podatkowego oraz ustalenie wyniku finansowego. Jest to również element sprawozdania finansowego, który wraz z bilansem, informacją dodatkową i innymi danymi sporządzany jest po zakończeniu roku obrachunkowego.
Takie sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników a następnie złożone w KRS Sądu Rejonowego w Krakowie dla firm których siedziba znajduje się na terenie miasta i powiatu krakowskiego.
Plan kont – podstawowy element pełnej księgowości
Zanim rozpocznie się pracę w księgach handlowych księgowy konfiguruje ustawienia programu i ustala plan kont. Istnieje wzór planu kont na którym można oprzeć księgowość. Każda firma ma jednak inną specyfikę działalności i może się okazać, że część kont nie będzie w ogóle używana i inne konta trzeba będzie rozszerzyć o dodatkową analitykę, ponieważ w firmie pracuje się nad wieloma projektami albo sprzedaż i ponoszone koszty są szeroko zróżnicowane.
- Wpływające na bilans: rozrachunkowe i nie rozrachunkowe
- Wpływające na wynik finansowy – tzw wynikowe
- Techniczne – pozabilansowe
Proces księgowania na kontach odbywa się poprzez zapisanie właściwej kwoty na koncie głównym oraz na kontach korespondujących z kontem głównym. Na przykład: jeżeli księgujemy fakturę za prąd to kwota netto księgowana jest na koncie o nazwie „Zużycie materiałów i energii”, kwota brutto na koncie „rozrachunek z dostawcami – Tauron” a podatek VAT na koncie „podatek naliczony VAT”.
Ale to nie wszystko odnośnie takiej faktury. Kiedy następuje zapłata za fakturę na podstawie wyciągu bankowego dokonuje się zapisu księgowego na koncie „rozrachunek z dostawcami Tauton” oraz „środki na rachunku bankowym”.
Vat z faktury za prąd jest odliczany w deklaracji VAT i tutaj znowu mamy księgowanie dotyczące tej faktury poprzez zapis na koncie „podatek naliczony VAT” i na koncie „rozrachunek z urzędem skarbowym”
Każde konto posiada dwie strony: WN i MA, lub prościej prawa i lewa. Księgowy musi wiedzieć po której stronie księgować, aby w zestawieniu miesięcznym księgowania się schodziły.
Na powyższym przykładzie widać, że zapisów w pełnej księgowości jest kilkukrotnie więcej niż w przypadku księgowania do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dlatego obsługa księgowa pełnej księgowości w Krakowie zawsze będzie droższa niż w przypadku prowadzenia księgowości innymi sposobami.
Księgi handlowe otwiera się i zamyka z każdym rokiem obrachunkowym. Rok obrachunkowy zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym, ale nie zawsze musi tak być.
Kiedy rozpoczynamy działalność końcem roku możemy postanowić, że pierwszy rok obrotowy będzie się kończył dopiero 31 grudnia następnego roku. Można również ustalić, że rok kalendarzowy rozpocznie się 1 maja i będzie trwał do 30 kwietnia kolejnego roku. Ustalenie roku obrotowego innego niż rok kalendarzowy związane może być z sezonową działalności firmy lub innymi argumentami. Może się zdarzyć, że rok obrotowy będzie trwał krócej. Z taką sytuacją mamy do czynienia w przypadku postanowienia o likwidacji spółki, gdzie z chwilą podjęcia uchwały zmieniają się zasady księgowe, zamyka się księgi, przygotowuje sprawozdanie i kolejnego dnia następuje otwarcie ksiąg na nowo.
Każdy rok obrachunkowy wymaga ustalenia bilansu na dzień zamknięcia ksiąg oraz ustalenia wyniku finansowego, który jest jedną z pozycji w bilansie. Do opracowania bilansu niezbędne jest ustalenie zgodności wszystkich sald na kontach.
- Zgodność tą ustala się między innymi poprzez:
- potwierdzenie sald z kontrahentami
- spisy z natury stanów magazynowych i środków trwałych
- wycenę składników majątku
- sprawdzenie stanów rachunków oraz gotówki
- sprawdzenie kosztów i przychodów rozliczanych w czasie.
Jakie dokumenty należy udostępnić księgowemu prowadzącemu pełną księgowość?
Przy pełnej księgowości dokumentów do ujęcia w księgach handlowych jest więcej, niż przy książce przychodów i rozchodów.
Są to między innymi:
- faktury kosztowe i przychodowe
- inne dokumenty niebędące fakturami, ale dokumentujące poniesienie wydatków lub otrzymanie środków pieniężnych – noty księgowe uznaniowe i obciążeniowe
- dokumenty magazynowe: przyjęcie, wydania, przesunięta towarów, protokoły zniszczeń i przekazania towarów pracownikom lub innym
- osobom nie będących klientami
- spisy z natury – tzw. remanenty
- otrzymane potwierdzenia sald
- wyciągi bankowe
- raporty kasowe związane z wypłatą i wpłatą gotówki,
- dokumenty ubezpieczeniowe
- pokwitowania odbioru wynagrodzeń
- raporty okresowy z kas fiskalnych
- wszelkie umowy z kontrahentami, pracownikami i instytucjami
Poza dokumentami otrzymanymi od klienta, księgowy sporządza również inne dokumenty na podstawie których, dokonywane są księgowania, na przykład:
- listy płac,przyjęcia, likwidacji i amortyzacje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
- dokumenty naliczające odsetki
- dokumenty wyceniające wartość aktywów
- dokumenty ustalające różnice kursowe,
- rozliczenia międzyokresowe przychodów i kosztów oraz inne.
Obowiązek prowadzenia ewidencji VAT
Kwestię obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji VAT reguluje dział XI, rozdział 2 ustawy o VAT (art. 109-110). Zgodnie z tymi przepisami ewidencje są zobowiązani prowadzić podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT jak i czynni podatnicy podatku VAT. Zgodnie z art. 109 ust. 1 podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego mają obowiązek prowadzić ewidencje sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Celem prowadzenia takiej ewidencji jest ustalenie momentu przekroczenia limitu zobowiązującego do rejestracji VAT.
Podatnicy, którzy mają obowiązek odprowadzania podatku należnego z tytułu dokonanej sprzedaży oraz posiadają prawo do odliczenia podatku naliczonego (tzw. czynni podatnicy VAT), są zobligowani do prowadzenia pełnej ewidencji dla potrzeb podatku VAT. Jak bowiem wynika bezpośrednio z treści art. 109 ust. 3 ustawy VAT ww. podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Wspomniany przepis podaje również obowiązkowe elementy, które powinny znaleźć się w każdej ewidencji. Dokument taki powinien zawierać w szczególności dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.
Warto dodać, że na mocy ustawy nowelizującej od 1 stycznia 2018 r. dodano do ustawy VAT nowy art. 109 ust. 8a, który stanowi, iż powyższa ewidencja VAT ma być obligatoryjnie prowadzona w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Zmiana ta została wprowadzona z uwagi na konieczność przesyłania organom podatkowym Jednolitych Plików Kontrolnych w zakresie podatku VAT, które przybierają postać elektroniczną. Stanowi o tym bezpośrednio art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej. Regulacja ta podaje, że osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych są obowiązane, bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej informacji o prowadzonej ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy VAT, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, wskazując miesiąc, którego ta informacja dotyczy.
Ewidencja VAT podatników zwolnionych
Powinność prowadzenia ewidencji dla celów VAT dotyczy również podmiotów korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Zgodnie z art. 113 ustawy VAT zwolnienie to przysługuje podatnikom, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Mimo że podmioty objęte powyższą regulacją nie muszą odprowadzać podatku należnego z tytułu dokonanej sprzedaży, to jednak, w myśl art. 109 ust. 1 ustawy VAT, są zobowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Podstawowym celem wprowadzenia tego obowiązku jest ustalenie momentu, w którym może dojść do ewentualnego przekroczenia wartości sprzedaży uprawniającej do zwolnienia od podatku.
Drugą grupą podatników, którzy nie muszą płacić podatku należnego z tytułu dokonanej sprzedaży, są podmioty zwolnione przedmiotowo z VAT. Zwolnienie przedmiotowe, opisane w art. 43 oraz art. 82 ustawy VAT, przysługuje z uwagi na wykonywanie konkretnych czynności, które na mocy ustawy zostały wyłączone z zakresu opodatkowania. Zwolnienia przedmiotowe nie są uzależnione od wysokości obrotu, co w rezultacie powoduje, że dla tej kategorii podatników nie jest konieczne prowadzenie ewidencji VAT. Wyłączenie z konieczności prowadzenia stosownej ewidencji wynika bezpośrednio z treści art. 109 ust. 3 ustawy VAT.
Ewidencja VAT w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów
Szczególny rodzaj zwolnienia został opisany w art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy VAT. Otóż zwolniona od podatku VAT jest czynność wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów dokonana przez:
– rolników ryczałtowych dla prowadzonej przez nich działalności rolniczej,
– podatników, którzy wykonują jedynie czynności inne niż opodatkowane podatkiem i którym nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług,
-podatników zwolnionych podmiotowo od podatku,
– osoby prawne, które nie są podatnikami.
Powyższe zwolnienie dotyczy wyłącznie wartości WNT do kwoty 50 000 zł w trakcie roku podatkowego. W rezultacie przekroczenie wskazanego limitu powoduje konieczność zapłaty podatku VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, nawet jeżeli podatnik korzysta ze zwolnienia od podatku. Skutkuje to koniecznością monitorowania wartości towarów nabytych w ramach WNT. Do obowiązku tego odnosi się art. 109 ust. 11 ustawy VAT, który w swej treści stanowi, że podmioty zwolnione z VAT i jednocześnie dokonujące WNT powinny prowadzić ewidencję, na podstawie której można określić wartość nabywanych przez nie towarów z innych państw członkowskich. Ewidencja VAT powinna być prowadzona w taki sposób, aby zapewnić wskazanie dnia, w którym wartość nabywanych przez te podmioty towarów z innych państw członkowskich przekroczy kwotę 50 000 zł.
Ewidencja sprzedaży przy pomocy kasy rejestrującej
Jak wynika z analizy zapisów art. 111 ust. 1 ustawy VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Zasady prowadzenia tej ewidencji, korzystanie z ulgi z tytułu zakupu kasy oraz zwolnienia niektórych grup podatników z obowiązku stosowania kas regulują zarówno przepisy ustawy VAT, jak i rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz w sprawie kas rejestrujących.